Nada menos que "Los 10 mandamientos para un taller de automoción en base a la digitalización y la organización operativa". Éste fue el título del webinar celebrado este 16 de junio y organizado al alimón por la Cámara de Burgos y la Oficina Acelera Pyme con la colaboración de Adeabur, patronal de los talleres burgaleses. Al frente del mismo estuvo Sergi Guardeño, socio director de GTI Academy. Así, tras una breve introducción de Gabriel Martínez, secretario general de Adeabur, en la que apostó por "llevar a cabo esta transformación en gestión digital poco a poco, paulatinamente", Guardeño tomó la palabra para comenzar con una exposición que, "sobre todo quiere ser aplicable al día a día de vuestros negocios".

En este sentido, Guardeño, desde su experiencia de "toda la vida en el taller, desde que tenía 17 años", hasta ser hoy experto en ventas y desarrollo de negocios, dejó claro que su ponencia "es una formación que nace de ese día a día del taller". Una rutina diaria que, con el paso de los años, ha convertido al profesional del taller en un aglutinador de tareas, labores de toda índole. 

Así, el directivo GTI Academy quiso enumerar algunas de ellas. ¿Qué hacemos en el taller? Pues, todo esto:  

• Técnico: En realidad, el trabajo para el que estamos cualificados. El que, realmente, debemos hacer, porque somos personal cualificado, con capacidad y conocimientos para ejercer nuestra profesión: la reparación y mantenimiento de vehículos. 
• Recambista: Es de donde saca toda la rentabilidad el taller, es paradójico que la principal fuente de beneficios del mecánico,  no sea lo que sabemos hacer, la mano de obra, sino que tenga que ser el recambio, sin su margen, no  ganaríamos dinero. La gestión del recambio es 70% del beneficio del mecánico y el 55% en el caso del carrocero. Entonces, el miedo a quedarnos sin suministro ha hecho que tengamos más de lo que realmente consumimos y se esté elevando el número de devoluciones de recambio más que nunca. Algo peligroso para dicha rentabilidad. En un claro ejemplo de que la digitalización mal utilizada no nos trae el retorno que necesitamos. Con el WhatsApp lo consideramos automático, pero al otro lado la persona hace lo que puede y no siempre llega el recambio que estábamos esperando. Hay un dato desconcertante y es que el porcentaje de pieza mal servida del 8% al 16% en muy pocos años y, eso es, en buena medida, porque pedimos por matrícula. Sería mucho más rentable dedicar al cliente o a la reparación, ese tiempo que dedicamos a administrar el recambio.
• Administrador: El nivel de tensión cada vez es más elevado en el taller. El cliente ha cogido la costumbre de dejar todo en manos del profesional del taller y entrega su confianza, pero el gerente no puede abarcar más tareas, más volumen de trabajo, porque eso, además, es un lastre para su eficiencia y, por ende, para su rentabilidad. 
• Responsables, mediante la atención al cliente: Como empresa de servicios que somos, debemos tratar y cuidar al cliente. Esa gente que viene y pregunta, nos está pagando la nomina, así que hay que tratarlos adecuadamente. Es fundamental ponerse en la piel y pensar en cliente, no es justo que le atendamos dos o tres minutos después de haber estado dos semanas para que le cojamos el vehículo en el taller. Antes el trato era mucho más personalizado. 
• Asistente de contabilidad: El gerente debe encargarse también de la gestión del taller, de ese camino a la rentabilidad. Es empresario, por tanto. Escuchamos a muchos talleres que, cuando bajan la persiana, por la tarde, se quedan preparando y organizando facturas y pedidos, porque no pueden hacerlo en otro momento, sin comprometer su eficiencia productiva. 
• Gestor de residuos: Todo taller trabaja a diario con sustancias y líquidos tan peligrosos como contaminantes tanto para la salud inmediata de sus trabajadores como para cumplir con la seguridad vial. Por ello, es labor del propietario contratar empresas que recojan esos residuos y los eliminen de manera sostenible, sin acumularlos en puntos contaminantes. 
• Director comercial: Saber qué queremos que se venga en nuestro negocio. No trasladamos que el objetivo de compra se convierta en objetivo de venta. Debemos realizar una buena trazabilidad digital. 
• Community Manager: Relacionada con la anterior, debemos tener claro qué queremos vender y a quién, muchas veces comunicamos en redes sociales algo que el cliente ni sabe lo que es ni lo entiende, pero es que tampoco tiene por qué saberlo. Usamos poco la digitalización del taller para hablar de seguridad vial o de cómo alargar la vida útil de un neumático o un parabrisas. 
• Psicólogo: El mecánico, estando dos años en un taller, se saca un grado en psicología, adquiere más experiencia que en dicha carrera. Las reparaciones, las averías, son el segundo gasto familiar que tiene una persona, la gente viene porque hay un problema, no porque le apetezca, así que tampoco es buena idea transmitir nuestro agobio por el volumen de trabajo que acumulamos, porque ellos también acuden con un problema. 
• Director de Recursos Humanos: No tenemos gente, es un problema que teníamos desde hace tiempo y cada vez va a más. El 21% de los propietarios del taller tiene más de 61 años, merecidamente se querrá jubilar, ¿vamos a tener a ese 20% de jóvenes dispuestos a trabajar, a comprar talleres y tomar el relevo? Esa es la gran pregunta. 

Tras citar y describir todas ellas, Guardeño sacó pecho por la figura del profesional del taller. "Ahora, enumerados estas diez tareas, que son muchas más, hago una reflexión, ¿está valorado cómo debe este sector? Se reivindicó, por ejemplo, al profesional de la posventa, después de la pandemia, tanto como a otros esenciales como los trabajadores de  hipemercados o médicos... Al contrario, el taller mecánico congeló el precio de su mano de obra, sólo creció un 9% del 2020 al 2026", lamentó.

Qué no debe perder el taller

• El valor del conocimiento: El profesional va a tener que formarse año tras año, invirtiendo en ese conocimiento. Formarse es la mayor apuesta que el profesional del taller puede hacer pro sí mismo. El día que dejas ser receptivo a aprender más cosas, le pones fecha de caducidad a tu taller. 
• La perspectiva de que abrió su negocio para ganar dinero: Nunca se debe olvidar que el motivo que impulsó a abrir el taller es obtener ganancias. Si no hay beneficios, si no se persiguen, si se pierde esa ambición por obtener rentabilidad, nuestro negocio nunca será productivo.
• Abrazar un programa de gestión: Con datos, dejarás de tener impresiones y tomarás decisiones con información adecuada. Con datos que importan, visibilidad en tiempo real, decisiones más acertadas y mejores resultados para tu taller. Además, Guardeño aconsejó "montar empresas mejor que negocios". 

El decálogo imprescindible para el taller 

Estos son los diez mandamientos que, en opinión de Sergi Guardeño, tiene que tatuarse el profesional de la posventa para lograr beneficios a través de la digitalización y de una organización adecuada: 

• ¿Cómo obtiene beneficios el taller? Vendiendo nuestro tiempo y ofreciendo calidad de servicio al cliente, Ambas son el mejor aval para llegar a la ansiada rentabilidad. 
• ¿Dónde está nuestro dinero? Hay dos indicadores clave en la rentabilidad: 

1. El coste teórico de la empresa: Es necesario, porque no se puede trabajar por impresiones. Aquí, existe un buen aliado como es la gestoría-asesoría. Este coste teórico equivale a los costes fijos de la empresa entre el potencial productivo del taller, este último tiene un escollo, porque muchos no saben cuál es. Se podría calcular en, aproximadamente, unas 1.700 horas al año. 
2. El coste real de la empresa: Es el equivalente a los costes fijos de la empresa entre el número de horas facturadas y, desgraciadamente, este es el que impera en muchos casos. Muchas veces hay horas que no se facturan adecuadamente o que se incluyen en el coste del producto.  "Personalmente, prefiero regalar una bombilla o una pieza que la mano de obra, porque ahora mismo el 98% de los talleres pierden dinero de mano de obra", opinó Guardeño.

• Eficacia: Es decir, hacer las cosas bien en el mejor tiempo posible. Se alcanza calculando las horas facturadas al cliente entre las horas presencias productivas. Si no eres eficaz, haces un regalo extra de horas al cliente y a la aseguradora, de manera que los números se te van a volver a complicar. Hay herramientas para fichar cada día de trabajo, que están al alcance de los negocios, pero no se utilizan y permiten no regalar ratos sueltos o incluso horas. "Y es que, no medimos la producción, regalamos diez minutos de aquí, media hora de allá... Y eso va, lógicamente, en nuestra contra. Tampoco se trata de meter más coches al taller, sino de facturar adecuadamente los que hacemos", afirmó el directivo de GTI Academy, autocrítico. Por otro lado, Guardeño quiso romper una lanza por las personas en oficina: "A veces son infravaloradas, cuando son  las que nos hacen ganar dinero, porque agilizan nuestra eficiencia, así el equilibrio óptimo para poder abarcar todo el volumen de trabajo del taller es que por cada tres técnicos en mecánica debe haber uno y medio en gestión", equiparó.
• El taller debe vender: Bajo el punto de vista de Guardeño, "el taller vende poco, incluso le da vergüenza". El 62% de las facturas no incluyen incremento de servicios. Un 47% de los clientes nos eligen por confianza, antes, la segunda preferencia, con el 12% era el precio pero, ahora, sin embargo, es lo que tardas en darle la cita. En total, el cliente se pasa 38 minutos de media al año en el  taller, que es poco tiempo para ganarnos su confianza, algo que se podría mejorar con la digitalización", comentó.

Principales diferencias y consecuencias entre un precio hora de mano de obra bajo y uno elevado.

• Fijar objetivos: Que sean realistas, pero ambiciosos. Para ello, el panelista expuso un ejemplo comparativo con las ostensibles diferencias de rendimiento que aparecen en el balance final, según si el precio de la mano de hora se fija en 39 euros, como mínimo inferior, o si se sitúa a 70 euros la hora como límite superior. Además, también se refirió al ticket promedio, calculado al dividir los ingresos totales entre el número de transacciones o ventas. Además, recomendó cuatro pasos para mejorar su rentabilidad: 

   -Calcular el ticket medio. 
  -Calcular el coste medio de compra. 
  -Averiguar el margen comercial. 
  -Hacer un seguimiento global. 
  
  Si es inferior a 280 euros, el taller está perdiendo oportunidades de negocio, mientras que si supera los 350 euros, se trata de un "taller de marrones". En cuanto al tipo de actividad, la media se establece en los 602 euros en el caso de la carrocería y los 624, para vehículo industrial.
• El volumen no es garantía de productividad: Por ello, hay que saber nuestros costes y no asumir aquello que no conocemos. Redunda en ese realismo a la hora de fijar objetivos. Nunca abarcar más de lo que somos capaces de realizar, porque la cantidad no es sinónimo de mayor dinero. 
• Liderazgo y organigrama: "Hay que ser autocríticos y preguntarnos: ¿Crees que tu taller es una buena empresa para trabajar'. Además, Guardeño ponderó tener en cuenta la gestión del tiempo, la calidad de vida laboral, la organización interna y la gestión del talento. Para ello, consideró "imprescindible" realizar un organigrama y plan de gestión de cada negocio, como el de la imagen inferior, de manera que todo esté bien delimitado y delegado, para evitar que una persona se encargue de cinco, ocho o doce tareas él solo. 

Ejemplo de organigrama de planificación y reparto de funciones que todo taller debe llevar a cabo.

• Digitalización de los procesos del taller: "Tenemos herramientas que nos pueden ayudar y debemos usarlas, porque no tiene sentido, por ejemplo, negarnos a utilizar la Inteligencia Artificial. Su gran provecho es que todas las tareas repetitivas, pesadas, se pueden automatizar. 
• Gestión empresarial: Poner atención a las acciones pendientes: Desde no dar valor al conocimiento hasta la falta de procedimientos, sin olvidar no trabajar el marketing y la falta de proactividad, es decir, debemos ser reactivos, anticiparnos a lo que va a suceder. Todo ello, se resume en tener visión empresarial, porque "lo importante, es que lo más importante sea lo más importante", es decir, ponerse en modo empresario y gestionar la empresa. 
• Cumplir con la fórmula de la rentabilidad: Inversión más experiencia multiplicado por el conocimiento es igual a rentabilidad.