Para mejorar un negocio, lo primero que hay que hacer es conocerlo bien. Saber con detalle cuál es su estado es esencial para plantear cualquier estrategia. Las métricas son una herramienta muy útil para calibrar cómo es la salud de una empresa. También para detectar qué oportunidades de mejora existen e incluso para fijar el rumbo hacia el futuro.

Los talleres de reparación de carrocería no son una excepción en este sentido. Desde métricas más generales como el margen de venta a otras más específicas, como el tiempo de ciclo, estas herramientas ayudan en dos tareas fundamentales: por un lado, a mantener el negocio bajo control y, por el otro, a fijar objetivos hacia los que avanzar.

Las métricas en el taller de carrocería deben establecerse de manera precisa porque son ellas las que darán cuenta de la situación del negocio en todas sus áreas. Para medir su desempeño, los talleres cuentan con unas métricas conocidas como KPIs —indicadores clave de rendimiento en español—, junto a herramientas digitales que les ayudan a obtenerlas.

Uno de los KPIs más importantes y conocidos es el margen sobre ventas o margen de beneficio. Este indicador financiero es el que determina el beneficio objetivo de las ventas de una empresa en función del coste de los elementos que forman parte de la producción.

¿Por qué resulta tan importante el margen sobre ventas? Porque sirve para conocer de manera aproximada la rentabilidad del negocio. Y también para maximizar sus beneficios.

Tal y como explica la compañía tecnológica CSS, cuando una empresa establece un margen sobre ventas del 20%, esto significa que pretende que la rentabilidad de todas sus ventas sobre el capital y los recursos utilizados se aproxime a ese 20%. Es decir: esta métrica no solo sirve para saber si un negocio es o no rentable, sino que también ayuda a establecer objetivos hacia los que orientarlo.

MARGEN SOBRE VENTAS

En realidad, el margen sobre ventas se calcula mediante una fórmula muy sencilla, que toma la diferencia entre el precio de venta y el coste de compra para dividirla entre el propio precio de venta. El resultado se multiplica por 100 y ya tendremos el margen de ventas en porcentaje.

La gran duda surge a la hora de establecer el margen de ventas adecuado para un negocio en concreto. Esto ocurre porque un margen de ventas demasiado elevado resultará poco competitivo en el mercado. Si es demasiado bajo, la empresa no será rentable. También se debe recordar que esta métrica no tiene en cuenta los costes fijos de la empresa, tales como gastos de personal o los impuestos, que se deben tener en cuenta para determinarlo.

Sin embargo, es posible aumentar el margen de ventas, una operación que se puede realizar de dos maneras: aumentando los precios o reduciendo los costes variables. Las consecuencias de la primera son más difíciles de controlar, mientras que la segunda, tal y como destaca CSS, es más controlable y predecible.

EL TIEMPO DE CICLO DEL TALLER

Más allá del margen de ventas, esencial para cualquier negocio, al hablar de métricas para un taller de carrocería el tiempo de ciclo es una de las más interesantes. Tiene mucho que ver también con la rentabilidad, ya que ayuda a extraer el máximo beneficio a cada minuto que invierte el taller. En este sentido, planificar al detalle su trabajo es fundamental.

Para PPG, esa planificación debe ser exhaustiva para recibir cada día un número similar de vehículos que no exceda la capacidad de producción diaria del taller. Además, esos vehículos deben proporcionar la carga de trabajo necesaria para asegurar una plena ocupación de los distintos profesionales, ya sean chapistas, pintores, así como de la cabina de pintura.

La importancia de calcular bien el tiempo de ciclo no se queda en las instalaciones del taller: también aseguradoras y clientes se beneficiarán de él, ya que permite proporcionar un servicio más ágil. Como también facilita la eliminación de ineficiencias, al taller le resultará más sencillo ofrecer precios atractivos.

Junto a su cálculo, esta variable requiere un seguimiento y, en caso necesario, realizar ajustes para mejorarla. Para conocer esos márgenes de mejora, es necesario controlar lo que ocurre en todas las fases de la reparación, desde la recepción del vehículo y hasta su entrega. Se debe analizar individualmente cada paso para obtener información que será muy útil a la hora de optimizar el negocio.

CÁLCULO DEL TIEMPO DE CICLO

Iniciar el cálculo del tiempo de ciclo es cuestión de contar el número de vehículos que se encuentran en el taller al finalizar cada jornada. Ese dato se divide entre el número de reparaciones que se realizan de media cada día que, a su vez, se obtiene dividiendo el total de las reparaciones en un mes entre el número de días trabajados en ese periodo.

Así, si hay 50 vehículos al finalizar cada día y el taller realiza cinco reparaciones al día, su tiempo de ciclo será de diez días por reparación. Esto significa que el valor diario de este cálculo dependerá en gran medida de la planificación del taller.

¿Qué ocurre cuando la afluencia de coches al taller depende del día? Cuando no hay un flujo más o menos constante a lo largo de la semana. En estos casos, resulta útil calcular el valor medio de una semana. Y, en el caso de los vehículos que no pueden circular, conviene separarlos en este cálculo de los que sí lo hacen, ya que su valor dependerá de circunstancias ajenas a la gestión del taller.

LAS PECULIARIDADES DEL NEGOCIO

Una vez obtenido el dato, para calibrar si se necesita o no mejorarlo es importante conocer el tipo de reparación más frecuente en cada taller, que será el que marque su tiempo medio. Esto es así porque el tiempo de ciclo no es el mismo —o al menos no debería serlo— en una pequeña intervención que en un repintado completo o una reparación en bancada.

Por eso, la reparación más habitual en un taller determinado será la que marque el tiempo medio. De todas maneras, conviene introducir una variable que contemple la magnitud de las reparaciones, como un índice que represente las horas que puede facturar el taller al día por cada reparación.

Por ejemplo, si un taller factura una media de 10 horas por reparación y su tiempo de ciclo es de 10 días, esto significa que es capaz de producir una media de una hora de facturación/día en cada reparación.

Este índice permite saber de manera bastante aproximada cuánto tiempo requerirá una reparación en concreto y, con ello, la fecha prevista de entrega. Esta información es valiosa no solo para mejorar la experiencia del cliente, sino también para estimar necesidades en cuestiones como los vehículos de sustitución.

Beneficios de un tiempo de ciclo ajustado

El tiempo de ciclo es una relación matemática entre el trabajo que hay en curso en el taller -vehículos que están en proceso en sus instalaciones- y la capacidad de proceso -los vehículos que se reparan al día-. Como recuerda CSS, cada vez que aumenta el número de automóviles en el proceso, se incrementa el tiempo de ciclo medio. Así que es necesario controlar las entradas al taller para optimizarlo.

Como el objetivo del negocio consiste en reparar el mayor número de coches en el menor tiempo posible, hay que optimizar la utilización de recursos, aumentar la capacidad del taller, reducir gastos y disminuir ineficiencias y cuellos de botella. Todo ello hará que se incremente la rentabilidad.

Además, mejorar las ratios de crecimiento y aprovechar las oportunidades del mercado amplía el retorno sobre los activos, optimiza el flujo de caja, aumenta el nivel de compromiso de los empleados, disminuye la posibilidad de daños al vehículo en reparación y contribuye a la competitividad del taller.