La llegada de iParts ha supuesto un soplo de aire fresco para el ecosistema tecnológico desarrollado por Connection Soft Service (CSS). Concebido para mejorar la operativa y resultados del taller ayudándole a automatizar tareas repetitivas y evitar errores a diario, ayuda a optimizar la gestión del recambio, pues se obtienen ahorros de hasta el 70% en el tiempo empleado por el personal administrativo del taller.

Lo más relevante es que lo hace, sin interferir en la forma de trabajar de su equipo e independientemente de la manera en la que se pide el recambio. iParts actúa como una capa digital que automatiza la gestión del recambio y controla la recepción de la documentación aparejada al mismo: recibe los albaranes y facturas del distribuidor, valida la información y la conecta con el DMS.

De esta manera, se evita la introducción manual de datos y facilita la asociación automática del material correcto a cada orden de reparación. Múltiples ventajas, sin que el taller tenga que modificar sus hábitos de pedido, ya que puede seguir solicitando el recambio por los mismos canales: por teléfono, por WhatsApp o a través de la web de su distribuidor. 

Gracias a la herramienta, se consigue digitalizar una parte muy importante de la operativa diaria del taller sin que ello suponga un esfuerzo adicional para el equipo ni el uso de una nueva plataforma para efectuar los pedidos. Sin embargo, el cambio sí es perceptible en las tareas administrativas posteriores, que tradicionalmente obligaban a consultar documentos, comprobar referencias pedidas y entregadas  y volver a introducir en el sistema los datos de albaranes y facturas.

El proceso conlleva que iParts convierte la documentación digital enviada por el distribuidor de recambios en información operativa dentro del sistema de gestión del taller. Las referencias, cantidades e importes son validados antes de incorporarse al DMS, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la calidad de la información. De este modo el stock del taller, los costes y documentación aparejada a la compra se actualizan en cada recepción.

Mayor precisión en el coste real y márgenes

Asimismo, cuando los documentos incluyen datos como el número o línea de pedido, orden de reparación o matrícula del vehículo, iParts facilita la asociación automática del recambio al trabajo correspondiente sin intervención adicional del personal del taller. Porque el albarán del distribuidor llega directamente al DMS, sin papel y sin necesidad de reintroducir información; el personal de compras deja de copiar datos entre documentos, plataformas y sistemas dispersos, y el material recibido se vincula a la OR correcta facilitando a su vez las tareas de facturación y cumplimiento con las obligaciones fiscales.

Con todos estos elementos en la mano, o en la pantalla, en este caso, iParts ofrece al taller una visión más precisa sobre el coste real y margen de cada reparación y mejora la trazabilidad de los materiales utilizados en cada vehículo. Asimismo, facilita el control del inventario del taller, la conciliación documental y el seguimiento económico de cada OR. Sin errores que menoscaben la rentabilidad del taller.

Sin interferencias en la rutina del taller y su distribuidor

Cuando se toca la palabra "digitalización", uno de los principales obstáculos para su implantación es la desconfianza a nuevas herramientas tecnológicas en el taller, puesto que en los equipos aparece temor a que pueda modificar procedimientos consolidados en los equipos. iParts supera esta barrera, pues no interfiere en la relación cotidiana entre el taller y su distribuidor, sino que automatiza y agiliza el tratamiento de la información generada como consecuencia de su vínculo comercial, optimizando la comunicación entre ambas partes.

“Nuestro objetivo es que el taller pueda beneficiarse de la digitalización de sus procesos sin tener que cambiar la manera en la que pide el recambio. iParts trabaja de forma transparente en la recepción de la documentación, conecta la información con el DMS y elimina tareas repetitivas que no aportan valor al negocio”, explica Lorena López, directora de Operaciones de Connection Soft Service.